L’informatisation du monde professionnel n’a pas eu d’incidences majeures sur la consommation du papier. Ainsi, selon l’Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie (Ademe), chaque salarié consommerait entre 70 et 85 kg de papier par an (chiffres 2016). Entamer une démarche permettant de réduire drastiquement l’usage du papier est donc au programme de nombreuses entreprises qui ont décidé de s’inscrire dans une démarche de transition écologique. Mais comme le précise l’Ademe dans son guide « La face cachée du numérique », réduire sa consommation de papier doit s’accompagner d’une utilisation raisonnée, pour ne pas dire raisonnable, de sa messagerie électronique. Pourquoi ? Tout simplement parce que le stockage, mais également la circulation des quelque 293 milliards de courriels qui s’échangent chaque jour dans le monde (chiffres Radicati Group 2019), nécessitent la fabrication et l’entretien de machines (serveurs, routeurs…) et d’infrastructures énergivores dont la production et le retraitement (déchets) restent très polluants.

Comme dans toute démarche éco-responsable, la première chose à faire est d’identifier les situations de gaspillage et de les bannir. En matière de gestion des courriels, cela doit d’abord se traduire par la suppression des envois inutiles. Il peut, par exemple, s’agir du célèbre « répondre à tous » qui, le plus souvent est injustifié, du mail de confirmation de réception d’un autre mail ou de courriels envoyés en « copie » à des personnes qui ne sont pas concernées par le courriel quand ce n’est pas le dossier traité.

Ensuite, il est conseillé de prendre en compte le poids des courriels, partant du principe que plus le volume d’informations contenu est important, plus leur impact sur l’environnement est élevé. On devra ainsi chasser des courriels les pièces jointes inutiles et préférer des fichiers compressés ou en basse définition (images, PDF…). Une image en basse définition doit également être choisie pour le logo de signature automatique du courriel. En outre, il convient d’éviter de répondre à son interlocuteur à lui renvoyant les pièces jointes qu’il vient de nous faire parvenir.

Enfin, le stockage, notamment sur des serveurs de messagerie distants, étant également énergivore, il est impératif de supprimer de ses boîtes de réception et d’envoi tous les courriels ayant déjà été traités.