En raison des conséquences liées à l’épidémie de Covid-19 (télétravail, chômage partiel, limitation des déplacements…), il peut être compliqué, voire dangereux, de réunir physiquement les membres de votre comité social et économique (CSE). Aussi, pendant l’état d’urgence sanitaire, soit, en principe, jusqu’au 24 juillet 2020, les réunions du comité peuvent se dérouler en visioconférence ou en conférence téléphonique. Et si vous ne pouvez pas mettre en place l’un de ces deux dispositifs, vous êtes autorisé à utiliser une messagerie instantanée.

Précision : sauf accord entre l’employeur et les membres du CSE, le nombre de réunions pouvant se dérouler en visioconférence est normalement limité à trois. Cette règle est suspendue pour toutes les réunions qui se tiennent pendant l’état d’urgence sanitaire.

Visioconférence ou conférence téléphonique

Lorsque votre CSE se réunit en visioconférence ou en conférence téléphonique, vous devez vous assurer du respect de certaines règles.

Ainsi, le dispositif utilisé doit garantir l’identification de chaque participant et leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son (et, le cas échéant, de l’image) des délibérations. Le procédé mis en œuvre ne doit pas faire obstacle à la tenue de suspensions de séances. Les délibérations ne peuvent débuter que lorsqu’il est vérifié que chacun a accès au dispositif mis en place.

À noter : la convocation adressée par l’employeur aux membres du CSE doit comporter la date et l’heure de la réunion, ainsi que le dispositif utilisé pour son déroulement (visioconférence ou conférence téléphonique).

Messagerie instantanée

En cas d’impossibilité de recourir à la visioconférence ou à la conférence téléphonique, ou lorsqu’un accord collectif le prévoit, vous pouvez réunir votre CSE via une messagerie instantanée.

Là encore, le dispositif utilisé doit permettre l’identification de chaque participant et leur participation effective en assurant la transmission instantanée des messages écrits au cours des délibérations. Il doit être vérifié que chacun a accès à la messagerie instantanée.

Précision : lors de la convocation par l’employeur des membres du CSE, il doit être fait état de l’utilisation d’une messagerie instantanée, du lieu et de l’heure de la réunion, ainsi que de la date et de l’heure à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture.

Quant aux débats, ils sont clos par un message de l’employeur qui ne peut intervenir avant l’heure limite fixée dans la convocation.

Et pour le vote ?

Pour procéder à un vote par bulletin secret, le dispositif mis en place ne doit pas permettre de relier le participant à son vote. Le système utilisé doit ainsi assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le vote doit avoir lieu de manière simultanée, chaque participant disposant du même temps pour voter.

À savoir : au terme du vote par messagerie instantanée, l’employeur en adresse les résultats à l’ensemble des membres du CSE.