Bien gérer une boîte mail est, sur le principe, très simple. Il suffit de la traiter comme une boîte aux lettres physique : l’ouvrir chaque jour, récupérer le courrier qu’elle contient pour en prendre connaissance, la débarrasser des prospectus qui l’encombre, puis une fois vide, la refermer.

Concrètement, dans le monde des boîtes numériques, cela signifie qu’il faut s’obliger, lorsque l’on consulte sa boîte mail, c’est-à-dire deux ou trois fois par jour au maximum, à systématiquement traiter tous les courriels qui sont arrivés dans la boîte de réception immédiatement après avoir pris connaissance de leur contenu (en les ouvrant ou simplement en découvrant leur objet) :
- s’ils sont sans intérêt (pub, certaines newsletters, blague virale…), il faut les supprimer ;
- s’ils appellent une action simple et rapide, c’est-à-dire une action ou une réponse ne réclamant pas plus de 5 ou 10 minutes de notre temps, il faut les traiter dans la foulée (puis les archiver) ;
- enfin, s’ils ne sont qu’informatifs et n’appellent aucune action (typiquement le célèbre « en copie »), il faut les lire, puis les archiver ou les supprimer.

Concernant l’archivage, plusieurs approches sont possibles. La première consiste à utiliser la fonction du même nom qu’offre la plupart des outils de messagerie. Dans cette hypothèse, une fois archivé, le message sera transféré de la boîte de réception vers un espace de stockage qui reprend la structure de votre boîte mail. La seconde approche consiste à créer des répertoires thématiques (clients, année, zones géographiques, produits…), puis à y glisser-déposer les courriels une fois traités. Ici la mise en place est plus fastidieuse, mais les recherches des courriels « archivés » sont facilitées.

À noter : le plus souvent, dès qu’un courriel tombe dans la boîte de réception, nous nous précipitons pour le lire. Cette pratique nous conduit à régulièrement interrompre notre travail. Pour ne pas être tenté, il est donc conseillé de désactiver les notifications (petits messages visuels et sonores qui nous signalent l’arrivée d’un courriel).

La plupart des courriels reçus chaque jour sont inutiles, quand ils ne sont pas indésirables. En limiter le nombre est donc salutaire. D’abord, il convient de se désinscrire des newsletters que l’on ne consulte jamais. Ensuite, il est conseillé d’activer le système anti-spam de sa messagerie. Enfin, il ne faut pas hésiter à mettre en place des filtres qui permettent de traiter automatiquement un message en fonction de son expéditeur ou de son objet. Selon le critère de tri choisi, les mails pourront être basculés, par exemple, dans un répertoire « clients » ou directement dans la corbeille.

Une fois que les mails simples ont été traités, puis supprimés ou archivés, il ne doit rester dans la boîte de réception que les courriels qui ne peuvent être traités immédiatement. Il peut s’agir d’une demande complexe (opération longue ou impliquant la mobilisation d’autres personnes) ou encore, par exemple, du rappel d’un rendez-vous important (code pour une visioconférence prévue dans 3 jours, date limite pour réaliser un travail…).

Là encore, même s’il s’agit de mails importants, les laisser « traîner » dans la boîte de réception n’est pas la meilleure solution. Cette dernière ne doit pas devenir une « liste des tâches à effectuer ». Il est préférable de stocker ces courriels importants dans un répertoire dédié et de programmer un rappel via un outil spécifique comme un agenda électronique, par exemple.

Il faut ici noter que nombre de gestionnaires de courriels, comme par exemple Outlook ou Gmail, intègrent ce type de fonction et permettent ainsi d’associer une alerte à un courriel stocké dans un répertoire (envoi d’un message à une échéance définie pour rappeler qu’il faut traiter le courriel).

Si chaque jour nous pestons en supprimant les mails inutiles qui viennent s’entasser dans notre boîte de réception, c’est bien qu’ils nous ont été adressés par quelqu’un. Une bonne raison d’éviter, à notre tour, d’encombrer les boîtes de nos destinataires. Et pour y parvenir, rien de plus simple. Il suffit de renoncer à ces envois. Il peut, par exemple, s’agir du célèbre « répondre à tous » qui, le plus souvent, est injustifié, du mail de confirmation de réception d’un autre mail ou de courriels envoyés en « copie » à des personnes qui ne sont pas concernées par le courriel, quand ce n’est pas le dossier traité.