La loi (article L. 441-10, II du Code de commerce) impose aux entreprises de prévoir des pénalités de retard à l’encontre de leurs clients professionnels. Les modalités d’application et le taux de ces pénalités devant être précisés dans leurs conditions générales de vente (CGV). Les factures doivent également mentionner le taux des pénalités de retard.

Attention : faute d’avoir prévu des pénalités de retard dans ses CGV, une entreprise est passible (théoriquement) d’une amende administrative pouvant atteindre 75 000 € pour une personne physique et 2 M€ s’il s’agit d’une société ! Et l’absence de mention du taux des pénalités de retard dans les factures peut, là encore, être sanctionnée par une amende administrative de 75 000 € pour une personne physique et de 375 000 € pour une société ; amende qui peut être doublée en cas de réitération de la faute dans un délai de deux ans à compter de la première sanction.

Les entreprises sont libres de fixer le taux des pénalités de retard. Seule obligation, ce taux ne peut pas être inférieur à 3 fois le taux d’intérêt légal, soit à 2,31 % pour le second semestre 2022 (0,77 % x 3). Un taux faible que les entreprises n’ont pas intérêt à retenir car il n’est pas très dissuasif pour leurs clients.

En pratique, elles ont donc intérêt à choisir un taux relativement élevé (par exemple 15 % ou 20 %) de façon à inciter leurs clients à payer leurs factures dans les délais.

À noter : tout retard de paiement donne lieu, en plus des pénalités de retard, au versement d’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Une indemnité qui doit également être mentionnée dans les CGV et sur les factures. Sachant que lorsque les frais de recouvrement sont supérieurs à 40 €, le créancier peut demander, sur justifications, une indemnisation complémentaire. L’indemnité forfaitaire et l’indemnité complémentaire ne peuvent pas être réclamées au débiteur qui fait l’objet d’une procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire.

Les pénalités de retard sont exigibles à compter du jour qui suit la date de règlement indiquée sur la facture, sans qu’un rappel soit nécessaire.

En cas de retard de paiement, un fournisseur n’a donc pas besoin d’adresser une mise en demeure à son client pour faire courir les pénalités de retard car celles-ci courent automatiquement dès le jour suivant la date de règlement mentionnée sur la facture ou, à défaut de mention d’une date de règlement sur la facture, dès le 31^e jour suivant la date de réception de la marchandise ou d’exécution de la prestation.

Rappel : le délai convenu entre les parties pour régler les sommes dues ne peut dépasser 60 jours à compter de la date d’émission de la facture. Par dérogation, un délai maximal de 45 jours fin de mois à compter de la date d’émission de la facture peut être convenu entre les parties, sous réserve que ce délai soit expressément stipulé par contrat et qu’il ne constitue pas un abus manifeste à l’égard du créancier. Le règlement devant intervenir au plus tard dans les 30 jours suivant la date de réception des marchandises ou de l’exécution de la prestation lorsque la facture ne prévoit pas de délai de paiement.

À ce titre, les tribunaux considèrent que les pénalités de retard sont dues de plein droit sans même qu’elles aient été prévues dans les conditions générales des contrats. Un fournisseur impayé peut donc demander et obtenir des pénalités de retard même s’il a oublié de les prévoir dans ses CGV. Dans ce cas, le taux des pénalités de retard qui s’applique est le taux de refinancement de la Banque centrale européenne (taux « refi ») majoré de 10 points, soit 10 % jusqu’au 31 décembre 2022, le taux de refinancement de la BCE étant de 0 % au 1^er juillet 2022. Attention, depuis le 14 septembre 2022, le taux Refi est de 1,25 %. À compter du 1^er janvier 2023, le taux des pénalités de retard préconisé par défaut sera donc de 11,25 %, sauf si, d’ici là, la BCE modifie à nouveau son taux de refinancement.

Précision : le taux refi à appliquer pendant le premier semestre de l’année est celui en vigueur au 1^er janvier de l’année considérée et le taux à appliquer pendant le second semestre est celui en vigueur au 1^er juillet de l’année considérée.

Cette solution peut être transposée à l’hypothèse où le fournisseur n’a pas établi de conditions générales de vente. Il faut rappeler, en effet, que si la loi réglemente le contenu des conditions générales de vente et oblige les entreprises à les communiquer à tout acheteur de produits ou tout demandeur de prestations de services qui leur en fait la demande dans le cadre de leur activité professionnelle, elle ne les oblige pas, en revanche, à établir des conditions générales de vente.

Bien entendu, une entreprise n’est pas obligée de réclamer de pénalités de retard à ses clients.

L’assiette des pénalités de retard est constituée des sommes dues par l’acheteur. Les pénalités de retard doivent donc être calculées sur la base du prix toutes taxes comprises figurant sur la facture et non sur celle du prix hors taxes. Elles cessent d’être dues le jour où les sommes sont portées sur le compte du créancier, la loi prévoyant que « le règlement de la facture est réputé réalisé à la date à laquelle les fonds sont mis, par le client, à la disposition du bénéficiaire ou de son subrogé ».

Le montant des pénalités de retard est calculé au prorata du nombre de jours de retard de paiement.

Illustration : soit une facture relative à la fourniture de marchandises d’un montant de 15 000 € TTC émise le 15 août 2022 et payable au plus tard le 15 octobre 2022. Le taux des pénalités de retard mentionné sur la facture est de 15 %. Le client ne règle sa facture que le 15 novembre 2022, soit 30 jours après l’échéance prévue. Le vendeur est en droit de lui réclamer des pénalités de retard pour la période courant du 16 octobre au 15 novembre 2022. Le montant de ces pénalités est alors de : [(15 000 € x 15 %) x (30 / 365)] = 184,93 €.