La facturation électronique concerne toutes les entreprises, personnes physiques ou morales, assujetties à la TVA (redevables ou non) et établies en France, pour les opérations qu’elles réalisent entre elles sur le territoire national. Autrement dit, elle vise la quasi-totalité des opérations dites « B2B » (business to business).

À savoir : une facture électronique est un document dématérialisé dont le format structuré permet d’automatiser le traitement et l’intégration complète des données qu’elle contient dans la chaîne comptable. Des données qui pourront, par ailleurs, être analysées et suivies par l’administration fiscale. À noter que les factures en PDF sont de simples images dont on ne peut pas extraire les données. Il ne s’agit donc pas de factures électroniques !

Et attention, les entreprises qui effectuent des transactions à destination des personnes non assujetties (opérations dites « B2C », ou business to consumer) et/ou avec des fournisseurs ou clients étrangers (opérations « B2B international ») sont soumises à une autre obligation ! En effet, les données des transactions exclues de la facture électronique doivent également être transmises à l’administration fiscale, tout comme les données de paiement relatives aux prestations de services. Complémentaire à la facture électronique, cet « e-reporting » permet ainsi de reconstituer l’activité économique d’ensemble des entreprises. Si, comme beaucoup d’entreprises, votre clientèle est mixte, vous êtes alors soumis aux deux dispositifs : la facturation électronique au titre de vos clients professionnels et l’e-reporting au titre de vos clients particuliers.

Cependant, des exceptions existent. Ainsi, les entreprises qui n’exercent que des activités exonérées de TVA relevant des articles 261 à 261 E du Code général des impôts (domaine de la santé, prestations d’enseignement…) ne sont pas concernées par l’obligation de facturation électronique, ni par l’e-reporting. Toutefois, si vous êtes exonéré mais que vous optez pour la TVA, vous vous placez dans le champ de la facture électronique et du e-reporting.

À noter : la réforme prend en compte de nombreux cas particuliers. Ainsi, les associations « exclusivement à but non lucratif » ont été écartées du dispositif. En revanche, certaines transactions avec les DROM-COM ou avec un pays situé dans ou hors de l’Union européenne peuvent être visées soit par la facturation électronique, soit par l’e-reporting. Dès lors, si vous êtes concerné par certaines spécificités, n’hésitez pas à vous rapprocher de votre conseil habituel.

Cette réforme devait se déployer progressivement. Le calendrier prévu jusqu’au récent revirement de Bercy comportait trois étapes, variant selon la taille des entreprises.

La taille de l’entreprise dépendant des critères suivants :
- PME : effectif < 250 salariés et CA < 50 M€ ou total de bilan < 43 M€ ;
- ETI (hors PME) : effectif < 5 000 salariés et CA < 15 Md€ ou total de bilan < 2 Md€ ;
- grande entreprise : au-delà des seuils applicables aux ETI.

En pratique : le passage à la facture électronique nécessite une phase initiale de diagnostic. Sans se précipiter, il convient donc de ne pas attendre le dernier moment pour lancer l’opération.

Bien entendu, vous pourrez, si vous le souhaitez, anticiper votre entrée dans la réforme.

Pour favoriser la bascule des entreprises vers la facturation électronique, l’État leur permet de choisir leur plate-forme de dématérialisation. Plusieurs stratégies peuvent être suivies. La première consiste à se connecter directement au portail public de facturation (PPF), qui prendra la suite de Chorus Pro, afin d’y saisir, déposer, transmettre et recevoir ses factures. Cet outil public sera gratuit et, comme Chorus Pro, ne devrait offrir aucune fonctionnalité additionnelle.

La deuxième possibilité est de choisir une plate-forme de dématérialisation partenaire (PDP). Immatriculés auprès de l’administration fiscale, ces opérateurs vont transmettre les factures à leur destinataire tout en exportant les données de facturation vers la plate-forme publique. Les services qu’ils offrent sont payants. Mais ils proposeront des fonctionnalités additionnelles.

Enfin, vous pouvez opter pour un simple opérateur de dématérialisation (OD). Contrairement aux PDP, les OD ne sont pas agréés par l’administration fiscale. Ils ne servent donc que d’interface entre votre entreprise et le portail public de facturation ou une PDP.

À n’en pas douter, la plupart des logiciels ou des solutions en ligne de gestion (ERP, gestion commerciale, pré-comptabilité…) offriront la fonction d’OD. N’hésitez pas à vous rapprocher de votre conseil habituel pour y voir plus clair sur le choix de la plate-forme à privilégier dans l’intérêt de votre entreprise.

Attention : si les factures ne sont pas émises au format électronique, l’entreprise encourra une amende de 15 € par facture. En cas de non-respect du e-reporting, une amende de 250 € par transmission de données s’appliquera. Dans les deux cas, le montant total de la sanction sera plafonné à 15 000 € par année civile. La première infraction n’étant pas sanctionnée si elle est réparée spontanément ou dans les 30 jours qui suivent la première demande du fisc.

Passer à la facture électronique est, avant tout, une obligation légale. L’État, grâce à la dématérialisation des échanges et à leur suivi via le portail public de facturation, entend d’abord améliorer la détection de la fraude à la TVA. Au-delà, les pouvoirs publics souhaitent profiter de cet observatoire, en temps réel, des activités des entreprises pour adopter un pilotage plus fin de leur politique économique.

Côté entreprises, on peut aussi lister un certain nombre de points positifs. Le premier, le plus immédiat, n’est autre que la baisse du coût de traitement moyen d’une facture. Estimé à plus de 10 € en version papier (traitement du courrier, saisie des données, validation, paiement ou encaissement, gestion des relances, archivage…), le coût de traitement devrait être divisé par 2 pour une facture électronique, et ce en raison de l’élimination du papier et des frais d’envoi, mais aussi de l’automatisation du traitement (gestion automatique de la facture, des suivis de paiement, des relances et de l’archivage).

À noter : la facturation électronique permettra de faire disparaître les 2 milliards de factures papier imprimées chaque année par les entreprises.

La limitation des risques d’erreur (en éditant sa facture), et donc de redressement, est aussi notable ainsi que la baisse de la charge administrative induite par l’automatisation du processus de traitement.

Enfin, cette dématérialisation des factures est une formidable occasion de se constituer une base de données qui reflètera, en continu, les activités de l’entreprise, le fonctionnement de ses clients et de ses fournisseurs, l’état de sa trésorerie… Autant de données qui vous permettront d’établir des tableaux de bord précis et mis à jour en temps réel. Des outils grâce auxquels vous pourrez piloter votre entreprise avec davantage d’agilité !