Les procès-verbaux des décisions des associés et les registres sur lesquels ils sont conservés n’ont plus à être obligatoirement établis sur un support papier. En effet, depuis le 4 novembre 2019, ils peuvent désormais revêtir une forme dématérialisée.
Plus précisément, sont concernés les documents suivants :
- les procès-verbaux des assemblées et des consultations écrites des associés de sociétés en nom collectif (SNC), de sociétés en commandite simple (SCS) et de sociétés à responsabilité limitée (SARL) et le registre sur lequel ils sont consignés ;
- le registre des décisions de l’associé unique d’entreprises individuelles à responsabilité limitée (EURL) et des conventions règlementées ;
- le registre de présence du conseil d’administration ou du conseil de surveillance des sociétés anonymes (SA), les procès-verbaux des délibérations de ces derniers et le registre sur lequel ils sont consignés de même que les procès-verbaux des délibérations des assemblées générales d’actionnaires de SA et le registre sur lequel ils sont consignés ;
- les procès-verbaux des assemblées et des consultations écrites des associés de sociétés civiles et le registre sur lequel ils sont consignés.
À noter : les procès-verbaux des décisions de sociétés par actions simplifiées (SAS) ainsi que le registre des décisions de l’associé unique de Sasu pouvaient déjà revêtir une forme électronique.
Validité des procès-verbaux sous signature électroniqueLorsque, dans une société, les registres de délibérations sont dématérialisés, les procès-verbaux des délibérations établis sous forme électronique doivent être signés au moyen d’une signature électronique qui réponde au moins aux quatre conditions suivantes :
- elle doit être liée au signataire de manière univoque ;
- elle doit permettre d’identifier le signataire ;
- le signataire doit avoir le contrôle exclusif de sa signature ;
- elle doit être liée aux données associées à cette signature de sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.
Précision : la certification conforme, par le dirigeant de la société, des copies et des extraits des procès-verbaux des délibérations des organes sociaux peut également être opérée par signature électronique à condition que cette signature réponde aux conditions énumérées ci-dessus.
Les procès-verbaux établis sous forme dématérialisée doivent être datés de façon électronique par un moyen d’horodatage offrant toute garantie de preuve.
