Il y a quelques mois, Infogreffe avait alerté les entreprises sur la hausse des arnaques aux extraits Kbis. La menace étant toujours d’actualité, et même de plus en plus sérieuse selon les greffes des tribunaux de commerce, il est important de rappeler aux chefs d’entreprise de faire preuve de la plus grande vigilance sur ce point et de veiller à bien vérifier l’authenticité des extraits Kbis de leurs partenaires commerciaux. En outre, il n’est pas inutile de s’assurer régulièrement que les informations relatives à sa propre entreprise n’ont pas été modifiées frauduleusement en vue d’usurper son identité.

Rappel : l’extrait Kbis constitue la véritable « carte d’identité » d’une entreprise immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS). Seul document officiel attestant de l’existence juridique et de la légalité d’une entreprise, il fournit des informations essentielles telles que sa dénomination sociale, sa forme juridique, son numéro d’identification, son capital social, l’adresse de son siège social, l’identité de ses dirigeants, son activité et l’existence éventuelle d’un redressement ou d’une liquidation judiciaire. Ce document fait foi pour toutes les démarches administratives (appel d’offres public, ouverture de compte bancaire, etc.) et les transactions commerciales de l’entreprise (achat de matériel auprès d’un fournisseur…).

À ce titre, France Num (le portail gouvernemental de la transformation numérique des entreprises) a récemment mis à jour, sur son site Internet, une fiche pratique qui explique aux dirigeants d’entreprise la façon de se protéger contre les fraudes aux extraits K-bis. Prenez le temps de la lire attentivement.

L’obtention d’un faux extrait Kbis

D’abord, y est décrit le mode opératoire utilisé par les escrocs. Ces derniers envoient de faux documents au greffe, par exemple des faux comptes-rendus d’assemblée générale, qui vont leur permettre d’obtenir facilement un extrait Kbis modifié dont ils vont se servir pour accomplir des actes frauduleux au nom de l’entreprise. Les conséquences peuvent alors être graves puisque l’entreprise peut être tenue pour responsable de ces actes et subir un important préjudice financier.

Les bonnes pratiques à adopter

Ensuite et surtout, un certain nombre de recommandations vous sont données pour vous protéger contre les fraudes aux Kbis.

En premier lieu, si vous avez des doutes sur l’authenticité de l’extrait Kbis d’une entreprise, vous pouvez vérifier gratuitement les informations la concernant sur le site officiel de l’Annuaire des entreprises. Il vous suffit de renseigner son numéro Siren (ou Siret) et vous aurez alors accès à un certain nombre de données (dénomination sociale, forme sociale, nombre de salariés, identité des dirigeants…).

En deuxième lieu, il vous est conseillé de vérifier régulièrement que les informations figurant sur le Kbis de votre entreprise, ainsi que celles figurant sur le Kbis de vos principaux partenaires, sont exactes. À cette fin, en tant que dirigeant représentant légal de votre entreprise, vous pouvez commander gratuitement, sur le site officiel monidenum géré par le Conseil national des greffiers de Tribunaux de commerce, un extrait Kbis de votre entreprise. Et pour obtenir l’extrait kbis d’une autre entreprise, vous pouvez vous adresser au greffe du tribunal de commerce dont elle dépend ou sur le site infogreffe. Ce service vous coûtera quelques euros.

Enfin, vous pouvez mettre en place une veille régulière sur les données d’une entreprise en programmant des alertes en cas de modification de son extrait Kbis. Ce service est notamment proposé par Infogreffe moyennant 3,50 € HT par an pour un numéro Siren. Il vous permet de suivre tous les évènements administratifs et financiers de l’entreprise qui vous intéresse (changement de dirigeant, modification d’activité, dépôt des comptes annuels, mise en redressement judiciaire, etc.).

Comment réagir en cas de fraude au Kbis ?

Si vous êtes victime d’une fraude au Kbis, c’est-à-dire si vous constatez que des informations concernant votre entreprise ont été frauduleusement modifiées, agissez au plus vite en :

- déposant plainte pour faux et usage de faux avec constitution de partie civile ;

- contactant le greffe du tribunal de commerce dont vous relevez pour demander l’effacement des informations frauduleuses et leur correction (cela peut malheureusement prendre du temps) ;

- saisissant le tribunal de commerce en référé si le greffe ne rétablit pas les bonnes informations spontanément.